Politique de Confidentialité
- Contexte TerraMines est une personne morale à but lucratif de régime provincial (Québec) qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. TerraMines œuvre dans le secteur du traitement des eaux et de l’environnement pour l’industrie des mines et des municipalités. La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont TerraMines les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont TerraMines traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par TerraMines par un moyen technologique. 2. Application et définitions Cette politique s’applique à TerraMines, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de TerraMines. Elle s’applique également à l’égard du site internet de TerraMines, ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par TerraMines. Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par TerraMines, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre). Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone. Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc. De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la 1 Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail. Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
- Collecte, utilisation et communication La plupart des services, y compris l’accès aux sites Web, et des services que nous offrons, exigent que nous ne recueillions qu’une quantité limitée de données. Dans de tels cas, nous vous demanderons de nous fournir votre nom, un moyen de vous contacter (tel qu’un numéro de téléphone ou une adresse électronique). Si vous êtes un partenaire commercial actuel ou potentiel, nous recueillons des données de base sur les personnes avec qui nous communiquons, telles que leurs noms, titres et coordonnées. Si vous déposez votre candidature chez TerraMines, nous recueillerons les données que vous nous fournissez par l’entremise de nos sites Web ou par courriel ou autrement, comme votre curriculum vitae et les formulaires que vous pouvez remplir. TerraMines informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi. TerraMines applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels : Consentement : ⦁ De façon générale, TerraMines collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels. 2 ⦁ Normalement, TerraMines doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, TerraMines peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où TerraMines peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique. Collecte : ⦁ Dans tous les cas, TerraMines ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé. ⦁ Veuillez noter que les services de TerraMines ne visent pas les personnes mineures. Détention et utilisation : ⦁ TerraMines veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée. ⦁ TerraMines ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que TerraMines veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, TerraMines peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. : ⦁ lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne; ⦁ lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude; ⦁ lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité. ⦁ Accès limité. TerraMines applique des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. TerraMines demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne. 3 Communication : ⦁ Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, TerraMines obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, TerraMines devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement. ⦁ Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par TerraMines soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque TerraMines a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque TerraMines fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province. Informations supplémentaires sur les technologies utilisées : ⦁ Utilisation de témoins de connexion (cookies) Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités. Les sites internet contrôlés par TerraMines utilisent des témoins de connexion notamment : ⦁ Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante. ⦁ À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet. Les sites internet contrôlés par TerraMines utilisent les types de témoins suivants : ⦁ Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement. ⦁ Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site. Autres moyens technologiques utilisés TerraMines recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par TerraMines. Si TerraMines recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, TerraMines doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de 4 confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
- Conservation et destruction des renseignements personnels Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, TerraMines ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. Plus spécifiquement, les données des clients seront conservées pour une période de 5 années après la fin de la relation commerciale ou de la dernière interaction avec le client. Pour les renseignements sur les employés, les données seront conservées 10 années après la fin d’emploi et les renseignements sur les salaires et avantages sociaux seront conservés 7 années après la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent. La politique interne «Calendrier de conservation des données » spécifie les durées de conservation de chaque type de données. À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, TerraMines s’assurera : ⦁ de les détruire; ou ⦁ de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes. La destruction de renseignements par TerraMines doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements. La destruction sera réalisée en conformité avec les politiques de sécurité internes (Mesures de surveillance, Politique de conservation et destruction des renseignements personnels) La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par TerraMines concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de TerraMines (indiqué dans la présente politique à la section 9) pour en savoir davantage.
- Responsabilités de TerraMines De manière générale, TerraMines est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Le responsable de la protection des renseignements personnels de TerraMines est le PDG de l’entreprise tel que identifié à la section 9. Il doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le directeur des opérations de TerraMines assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels. Les membres du personnel de TerraMines ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique. Les rôles et les responsabilités de cybersécurité des employés de TerraMines tout au long du cycle de vie des renseignements personnels sont encadrés par les directives de sécurité internes « Rôles et responsabilités de sécurité du personnel ».
- Sécurité des données TerraMines a mis en place et maintien des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, TerraMines doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.
- Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de TerraMines, à l’adresse courriel indiquée à la section 9. Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par TerraMines et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies. Le responsable de la protection des renseignements personnels de TerraMines doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin. Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis. Elles peuvent également demander à TerraMines quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez TerraMines qui y ont accès et leur durée de conservation. Portabilité des renseignements personnels Pour la portabilité des renseignements personnels, vous pouvez acheminer une demande au responsable des renseignements personnels identifié à la section 9 et il vous fera parvenir le gabarit à compléter pour officialiser ce type de demande. Les données seront fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible tel que spécifié par la Loi 25.
- Processus de traitement des plaintes Réception Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par TerraMines, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de TerraMines, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante. L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par TerraMines. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte. Traitement TerraMines s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle. Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de TerraMines pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par TerraMines est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable. Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive. TerraMines doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
- Approbation La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de TerraMines, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes : Responsable de la protection des renseignements personnels : M. Damien Delemarre, PDG 146 rue du Jardin, St-Lin Laurentides, QC J5M 2M9 Courriel : damien.delemarre@terraminesinc.com Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel. 10. Publication et modifications La présente politique est publiée sur le site internet de TerraMines, ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par TerraMines, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées. Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique à tout moment. La plus récente version de la Politique peut être consultée en visitant notre site Web. Votre utilisation de notre site Web peut également être soumise à des conditions supplémentaires décrites dans les Conditions d’utilisation et ailleurs sur le site Web.
- *Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture. Dernière mise à jour: 25 mars 2024